„Zur Zeit bin ich leider nicht erreichbar“ – wir alle kennen diese automatischen Antworten auf unsere E-Mails. Doch wie lässt sich in Mirosoft Outlook eine solche Abwesenheitsnotiz erstellen? Mit dieser Anleitung erstellst Du spielend leicht Deine eigenen „Außer Haus“ Benachrichtigungen und kannst diese sogar zeitlich begrenzen.
Eine Outlook Abwesenheitsnotiz erstellen
Die folgende Anleitung habe ich mit Office 365 erstellt. Die eigentliche Funktion ist aber in fast allen Outlookversionen identisch vorhanden und lediglich der Ort für das Aufrufen der Abwesenheitsnotiz in Outlook kann unterschiedlich sein.
Die benötigte Funktion verbirgt bei Outlook 365 und Outlook 2016 hinter dem Begriff „Automatische Antworten (Außer Haus)„. Du findest die Schaltfläche in den Kontoinformationen, welche Du mit einem Klick auf „Datei“ öffnest. Die Schaltfläche startet das Dialogfenster, mit dem Du die Outlook Abwesenheitsnotiz erstellen und aktivieren kannst.
In den Kontoinformationen befindet sich die Option „Automatische Antworten“. Hiermit lässt sich die Abwesenheitsnotiz in Outlook erstellen.
Dir stehen verschiedene Optionen zur Verfügung. Zunächst solltest Du die Funktion aktivieren, indem Du die Auswahl „Automatische Anworten senden“ aktivierst. In den meisten Fällen ist es sinnvoll, die Abwesenheitsnachrichten zeitlich zu begrenzen. Das lässt sich direkt darunter konfigurieren. Markiere dafür die Option „Nur in diesem Zeitraum senden“ und wähle ein Anfangs- und ein Enddatum aus.
„Außer Haus“ Nachricht – Intern und Extern
Als nächstes geht es an die eigentliche Abwesenheitsnotiz und damit an den Inhalt der E-Mail, welche der Empfänger zugesendet bekommt. Hier wird unterschieden in interne und externe Kontakte. Du kannst eine Abwesenheitsnotiz erstellen für Deine Kollegen und eine separate für alle externen Empfänger. Mit Hilfe des kleinen Editors kannst Du Deine Abwesenheitsnotiz nach Belieben anpassen. Bei E-Mailformatierungen musst Du aber etwas beachten: Der Empfänger bekommt die E-Mail nicht unbedingt so angezeigt. Insbesondere dann nicht, wenn exotische Schriftarten verwendet werden oder alle Nachrichten als „nur Text“ dargestellt werden.
Für die internen Kollegen muss die Abwesenheitsnachricht in Outlook sicherlich nicht so förmlich ausfallen. Hier genügt oft eine kurze Nachricht.
Die Abwesenheitsnachrichten an externe Empfänger müssen explizit aktiviert werden. Hierzu einfach den Haken setzen bei „Automatische Antwort an Personen außerhalb meiner Organisation senden„. Du kannst festlegen, ob die Notiz an jeden gesendet wird oder nur an Kontakte aus Deinem Outlook Adressbuch. Ansonsten steht Dir der gleiche Editor zur Verfügung und Du kannst eine separate Abwesenheitsnotiz erstellen für Personen außerhalb Deines Unternehmens.
Bei den Abwesenheitsnachrichten an externe Empfänger kannst Du einen förmlicheren Text verfassen und gegebenenfalls die Kontaktdaten Deiner Urlaubsvertretung eintragen.
Die Abwesenheitsnotiz ist damit fertig erstellt und wird mit einem Klick auf „OK“ aktiv. Bei Angabe eines Zeitraumes wird die Abwesenheitsnotiz automatisch zum angegebenen Startdatum aktiviert.
Outlook Abwesenheitsnachricht deaktivieren
Sind die automatischen Antworten aktiv, zeigt Dir Outlook das mit einem farbigen Banner deutlich an. Hierüber kannst Du per einfachem Klick die Abwesenheitsnotiz deaktivieren. Du kannst aber auch das oben beschriebene Fenster „Automatische Antworten“ wieder öffnen und dort die Option „Keine automatischen Antworten senden“ auswählen.
Mit einem Klick kannst Du die Abwesenheitsnotiz in Outlook deaktivieren
Wichtig: Die hier beschriebenen Funktionen setzen einen Microsoft Exchange Server voraus. Ohne Exchange Server muss Outlook permanent geöffnet bleiben um Emails zu versenden und es stehen nicht alle Optionen zur Verfügung.
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Ich habe im Büro auch Outlook 365.
Ich möchte eine Abwesenheitsnotiz für „außerhalb meiner Organisation“ schicken, aber nicht „innerhalb“. Ich habe noch nicht herausgefunden, wie das geht.
Wenn ich die Abwesenheitsnotiz für „außerhalb“ einstelle, wird es automatisch für „innerhalb“ auch eingestellt. Ich kann das „innerhalb“ dann nicht abstellen. Geht das irgendwie?
Umgekehrt geht das: bei „außerhalb“ gibts ein Häkchen zum An- und Aus stellen.
Unten links gibts die Regeln. Dort habe ich auch schon nachgeschaut, aber nichts Passendes gefunden.
Hallo Birgit,
das ist meines Wissens leider nicht möglich. Finde ich selbst auch nervig.
Viele Grüße, René