Eine Signatur ist ein Text, der jeder E-Mail hinzugefügt werden soll. Dieser Text beinhaltet normalerweise die Grußformel, den Namen und die Anschrift des Absenders. Um diesen Text nicht jedes Mal neu eingeben zu müssen, wurde die Möglichkeit erschaffen, die Signatur automatisch an jede E-Mail anzuhängen. Lesen Sie hier, wie sie dies in Outlook realisieren können (Version 2002-2007).
Outlook Signatur erstellen und anhängen
Bis zur Version 2007 war statt der Ribbonleiste noch die bis dahin aus jeder vorherigen Office Version bekannte Menüleiste vorhanden. Outlook wurde erst mit der Version 2010 auf die Ribbons umgestellt (extra Anleitung folgt). Um mit der Erstellung einer Signatur für zu beginnen, wählen Sie in der Menüleiste den Punkt „Extras“ aus und öffnen Sie den Menüpunkt „Optionen“. Es öffnet sich nun das Fenster „Optionen“ in denen Sie alle wichtigen Einstellungen und Anpassungen von Microsoft Outlook vornehmen können.
Neben den Signaturen finden Sie an dieser Stelle auch Einstellungen zur Archivierung von E-Mails oder zur Anpassung der Schriftarten ausgehender Nachrichten. Um aber in das Menü der E-Mail Signaturen zu gelangen, wählen Sie den Reiter „E-Mail Format“ und anschließend die Schaltfläche „Signaturen“. Es öffnet sich daraufhin der Editor, mit dem Sie alle Formatierungen und Funktionen der Signaturen unter Microsoft Office einstellen können.
Sollten bereits Signaturen vorhanden sein, so finden Sie diese im oberen linken Bereich (Signaturen zum Bearbeiten auswählen). Sofern die Liste leer ist oder Sie eine neue, zusätzliche Outlook Signatur erstellen möchten, klicken Sie auf „Neu“. Sie werden nun in einem Popup-Fenster gebeten einen Namen für die Signatur zu vergeben. Sollen später noch weitere Signaturen angelegt werden, wählen Sie einen möglichst aussagekräftigen Namen, um spätere Verwechslungen zu vermeiden. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit OK.
Im unteren Bereich sehen Sie ein leeres Textfeld, in welches der gewünschte Text eingefügt werden kann. Hier lässt sich nun beliebiger Text eingeben, welcher auch durch die, im oberen Bereich des Editors verfügbaren, Formatierungsschaltflächen angepasst werden kann. Sie können unter anderem die Schriftart, die Schriftgröße oder die Ausrichtung ändern. Auch Formatierungen wie Fettschrift oder Kursiv sind möglich.
Beachtet werden sollte allerdings, dass diese Formatierungen nicht beim Empfänger angezeigt werden, wenn dieser seine E-Mails als reinen Text anzeigen lässt. Falls bei Ihnen das E-Mailformat standardmäßig auf „Nur Text“ eingestellt ist, sind die Formatierungsschaltflächen ausgegraut und stehen nicht zur Verfügung. Das eigene E-Mailformat ändern Sie unter Extras -> Optionen -> E-Mail Format -> Nachrichtenformat. Wenn Sie die Signatur vollständig eingegeben haben, klicken Sie auf Speichern.
Standardsignatur einstellen / ändern
Nachdem die neue Outlook Signatur erstellt und gespeichert wurde, müssen Sie diese noch als Standardsignatur einsetzen. Hierzu finden Sie im rechten, oberen Bereich die Funktion „Standardsignatur auswählen“. Gewählt werden kann jeweils eine Signatur für neue E-Mails und eine Standardsignatur für Antworten, bzw. Weiterleitungen. Sollten Sie mehrere, verschiedene Signaturen verwenden, können die Standardsignaturen auch voneinander abweichen. Auch die Auswahl „ohne“ Signatur ist möglich. In diesem Fall wird, wie der Name schon sagt, keine Signatur angehängt. Bestätigen Sie Ihre Einstellungen anschließend mit OK und schließen Sie die Optionen von Microsoft Outlook.
Wenn Sie nun eine neue E-Mail schreiben, wird die erstellte Signatur automatisch eingefügt. Eine manuelle Eingabe von Hand ist nun nicht mehr nötig. Sollte die Signatur einmal nicht erscheinen (z.B. bei Benutzung der „Senden an“ Funktion von Microsoft Windows) oder möchten Sie doch eine alternative Signatur einfügen, lässt sich die automatisch eingefügte Signatur über die Schaltfläche Signaturen (nur Sichtbar beim Schreiben einer E-Mail) nachträglich noch ändern.
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