Die Digitalisierung in Unternehmen ist immer weiter auf dem Vormarsch und auch Mitarbeiter Apps werden immer beliebter. Die Employee-App ist eine sinnvolle Investition für interne Kommunikation – gerade wenn die Mitarbeiter nicht über Laptop, PC und Co. erreichbar sind. Wir erläutern die Vorteile einer Mitarbeiter App und ob die Nutzung freiwillig oder verbindlich ist.

Was ist eine Mitarbeiter App überhaupt?

Eine Mitarbeiter App ist ein digitales Werkzeug zur internen Kommunikation. Die App wird für Kommunikationszwecke, aber auch für Kollaboration in Unternehmen und Organisationen genutzt – vor allem da, wo einer hoher Anteil der Mitarbeiter*innen ihre Arbeit nicht am Schreibtisch verbringt (<50 bis 90%).

Die Mitarbeiter App fungiert dabei als Erweiterung bzw. Ersetzung des Intranets und bindet Mitarbeiter*innen an weitere Produktivsysteme wie z.B. im HR Bereich. Gerade wenn Mitarbeiter*innen nicht über einen eigenen Laptop oder PC verfügen, weil sie ihre Arbeit nicht am Schreibtisch verrichten, sind Mitarbeiter Apps eine gute Lösung. Das Smartphone, auf dem sich die App befindet, haben Mitarbeiter*innen immer mit dabei. Sehen wir uns die Vorteile einer Mitarbeiter App einmal genauer an.

Die wesentlichen Vorteile einer Mitarbeiter App

1. Alle Mitarbeiter erreichen

Mitarbeiter*innen haben ihr Smartphone und die App immer mit dabei und sind dadurch besser erreichbar als über Intranet, Aushänge und Co. Zudem bleiben die Mitarbeiter*innen so immer auf dem aktuellen Stand. Für Unternehmen bietet das den großen Vorteil, dass Mitarbeiter*innen an allen Standorten (egal ob Außendienstler oder Mitarbeiter im Homeoffice) erreichbar bleiben.

2. Vernetzung untereinander

Themen wie Teambuilding und ein gutes Arbeitsklima sind heutzutage wichtiger denn je. Mitarbeiter*innen fühlen sich wesentlich wohler in einem Unternehmen, wenn sie sich mit ihren Kolleg*innen gut verstehen und regelmäßig austauschen können. Eine Mitarbeiter App kann dabei behilflich sein, die Mitarbeitenden besser untereinander zu vernetzen.

3. Wichtige News per Push-Benachrichtigung

Einige Mitarbeiter Apps bieten die Möglichkeit, wichtige Neuigkeiten per Push an die Smartphones der Mitarbeiter*innen auszuspielen, sofern der User dem zustimmt. Mitarbeitende werden auf diese Weise sofort in Kenntnis gesetzt, sollte es wichtige unternehmerische Entscheidungen oder Krisensituationen geben. Informationen erhalten die Mitarbeiter*innen so aus erster Hand und nicht erst über andere digitale Kanäle, die nicht immer im Sinne des Unternehmens kommunizieren.

4. Mitarbeitende im Notfall erreichen

Sollte es zu einem Notfall kommen, sind Mitarbeiter Apps wohl die einfachste und komfortabelste Möglichkeit, Mitarbeitende zu erreichen. Via Push-Benachrichtigung erfahren Mitarbeitende rechtzeitig, wenn ein Standort beispielsweise aufgrund eines technisches Zwischenfalls für einige Stunden geschlossen wird.

5. Onboarding wird erleichtert

Verfügt ein Unternehmen über eine intuitiv bedienbare Mitarbeiter App, ermöglicht das auch Neuzugängen ein leichteres Zurechtfinden in der Firma. Mit einer Mitarbeiter ist es außerdem möglich, automatisch Onboarding Inhalte wie Rechte- und Rollenmanangement anzuzeigen.

Ist die Mitarbeiter App freiwillig oder verbindlich?

Das ist eine sehr zentrale und fundamentale Frage. Von der Unternehmensleitung sollte gerade dieser Punkt von Anfang an klar und verständlich kommuniziert werden, um Missverständnissen vorzubeugen. So gibt es z.B. die Möglichkeit verbindliche und freiweilige Nutzung miteinander zu mischen. Während z.B. die Managementebene regelmäßig verbindlich über die Mitarbeiter App informiert wird, können Mitarbeiter*innen in der Produktion diesen Unternehmensnachrichten freiwillig zustimmen oder eben auch nicht.

Verbindliche Nutzung:

  • Bildet Arbeitsprozesse mobil ab
  • Spart Kosten ein und verbessert Arbeitsprozesse
  • Geräte: Smartphones / Tablets + WLAN / Tarife werden von der Firma gestellt
  • Höhere Investitionskosten

Freiwillige Nutzung:

  • Bessere Information der Mitarbeiter*innen
  • Erleichterung des Arbeitsalltages und Förderung von Interaktion
  • Geräte: Private Smartphones + meist private (Daten)-Tarife
  • Kostengünstig und einfach einzuführen

Fazit: Mitarbeiter Apps bringen wesentliche Vorteile

In vielen Unternehmen kann eine Mitarbeiter App sinnvoll sein, um die Kommunikation und Kollaboration zu verbessern. Mit einer Employee App können Mitarbeiter im Außendienst, in der Produktion, auf der Baustelle oder im Homeoffice wesentlich besser erreicht werden.

Mitarbeitende sind so stets auf dem aktuellen Stand und erhalten Informationen aus erster Hand. Bevor eine Mitarbeiter App eingeführt wird, muss den Mitarbeitenden jedoch klar kommuniziert werden, was mit der App erreicht werden soll. Außerdem sollten Mitarbeiter frei entscheiden können, ob sie Unternehmensnachrichten auf ihrem privaten Smartphone erhalten wollen.